15-094 Białystok
dr Mateusz Olchanowski
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH BIAŁYSTOK
Inspektor ochrony danych Białystok: Kancelaria Adwokacka dr. Mateusza Olchanowskiego pełni funkcję zewnętrznego inspektora ochrony danych i doradza w sprawach RODO firmom, samorządom, szkołom, instytucjom kultury i organizacjom pozarządowym. Każdy organ i podmiot publiczny musi wyznaczyć inspektora ochrony danych (art. 37 ust. 1 lit. a RODO), a w Polsce dotyczy to wszystkich jednostek sektora finansów publicznych (art. 9 ustawy o ochronie danych osobowych). Kancelaria obsługuje klientów w całej Polsce, z biura w centrum Białegostoku.
☎ Zadzwoń: +48 886 652 345 Napisz do kancelarii
- Kto musi mieć IOD: podmioty publiczne, a firmy wtedy, gdy ich główna działalność to monitorowanie osób na dużą skalę albo przetwarzanie danych szczególnych kategorii na dużą skalę (art. 37 ust. 1 RODO).
- Zawiadomienie Prezesa UODO o wyznaczeniu inspektora: w ciągu 14 dni od wyznaczenia (art. 10 ust. 1 u.o.d.o.).
- Naruszenie ochrony danych: zgłoszenie do Prezesa UODO bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 ust. 1 RODO).
- Żądania osób: odpowiedź w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia o dwa miesiące (art. 12 ust. 3 RODO).
- Kary: dla jednostek sektora finansów publicznych do 100 000 zł, dla instytucji kultury do 10 000 zł (art. 102 u.o.d.o.); dla firm do 10 albo 20 mln euro lub 2% albo 4% rocznego obrotu (art. 83 ust. 4 i 5 RODO).
Podstawa prawna według aktualnych tekstów jednolitych: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019 poz. 1781 ze zm.), Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245).
Inspektor ochrony danych Białystok: w czym pomagamy?
RODO wymaga dokumentów, ale przede wszystkim decyzji: jakie dane zbierać, jak długo je trzymać i co zrobić, gdy wyciekną. Pomagamy przejść od przepisów do codziennej praktyki. Wszystkie usługi dla firm i instytucji opisujemy na stronie obsługa prawna w Białymstoku.
- Zewnętrzny inspektor ochrony danych na podstawie umowy o świadczenie usług (art. 37 ust. 6 RODO): doradztwo, szkolenia, audyty, kontakt z Prezesem UODO (art. 39 RODO).
- Dokumentacja: rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO), umowy powierzenia (art. 28 ust. 3 RODO), klauzule informacyjne.
- Ocena skutków dla ochrony danych przy przetwarzaniu, które może powodować wysokie ryzyko (art. 35 RODO).
- Naruszenia ochrony danych: ocena ryzyka, zgłoszenie do UODO, zawiadomienie osób (art. 33 i 34 RODO).
- Dane pracowników: dane kandydatów, monitoring wizyjny i monitoring poczty służbowej (art. 221, 222 i 223 k.p.). Spory pracownicze opisujemy na stronie prawo pracy Białystok.
- Postępowania przed Prezesem UODO i roszczenia o odszkodowanie za naruszenie RODO (art. 82 RODO).
Jak wdrażamy RODO i obsługę inspektora?
Wdrożenie zaczyna się od sprawdzenia, jakie dane naprawdę są przetwarzane. Działamy tak:
- Bezpłatna wstępna konsultacja telefoniczna. Ustalamy, czy wyznaczenie inspektora jest obowiązkowe i co trzeba zrobić najpierw.
- Przegląd: jakie dane, w jakim celu, kto ma do nich dostęp, kto je przetwarza na zlecenie.
- Dokumenty: rejestr, umowy powierzenia, klauzule, procedura naruszeń, okresy przechowywania.
- Szkolenie pracowników i wyznaczenie osób kontaktowych.
- Stała obsługa: pytania bieżące, żądania osób, naruszenia, kontakt z UODO.
Nad każdą sprawą pracuje zespół prawny kancelarii pod kierunkiem dr. Mateusza Olchanowskiego.
Jakie obowiązki z RODO mają terminy?
| Kogo dotyczy | Termin | Przepis | |
|---|---|---|---|
| Wyznaczenie inspektora | podmioty publiczne i firmy z art. 37 ust. 1 lit. b i c RODO | przed rozpoczęciem przetwarzania | art. 37 RODO, art. 9 u.o.d.o. |
| Zawiadomienie Prezesa UODO o inspektorze | każdy, kto wyznaczył inspektora | 14 dni od wyznaczenia | art. 10 ust. 1 u.o.d.o. |
| Zgłoszenie naruszenia do UODO | administrator, chyba że ryzyko jest mało prawdopodobne | w miarę możliwości 72 godziny od stwierdzenia | art. 33 ust. 1 RODO |
| Zawiadomienie osób o naruszeniu | administrator przy wysokim ryzyku dla osób | bez zbędnej zwłoki | art. 34 ust. 1 RODO |
| Odpowiedź na żądanie osoby | każdy administrator | miesiąc, z możliwością przedłużenia o dwa miesiące | art. 12 ust. 3 RODO |
Inspektor ochrony danych Białystok: ile trwa wdrożenie i ile kosztuje?
Wdrożenie RODO w małej firmie albo jednostce trwa zwykle kilka tygodni, w większej instytucji dłużej, bo zależy od liczby systemów, procesów i podmiotów przetwarzających. Funkcja inspektora jest stała: jeden inspektor może obsługiwać kilka podmiotów publicznych, jeśli pozwala na to ich struktura i wielkość (art. 37 ust. 3 RODO).
Firma zatrudniająca mniej niż 250 osób nie musi prowadzić rejestru czynności przetwarzania tylko wtedy, gdy przetwarzanie jest sporadyczne, nie powoduje ryzyka i nie obejmuje danych szczególnych kategorii ani danych o wyrokach (art. 30 ust. 5 RODO). W praktyce większość pracodawców rejestr prowadzi, bo regularnie przetwarza dane pracowników.
Wynagrodzenie kancelarii zależy od rodzaju sprawy, jej zakresu i tego, czy chodzi o jednorazową pomoc, czy o stałą obsługę. Kancelaria podaje je przed rozpoczęciem pracy (cennik).
Jakich błędów unikać przy RODO?
Kary i skargi najczęściej wynikają z kilku powtarzalnych zaniedbań:
- Brak procedury naruszeń: 72 godziny mijają, zanim ktoś zdecyduje, czy zgłaszać.
- Brak umów powierzenia z dostawcami usług IT, księgowości, chmury.
- Inspektor z konfliktem interesów, np. kierownik działu, który sam decyduje o celach przetwarzania. Inspektor nie może otrzymywać instrukcji co do wykonywania zadań i podlega bezpośrednio najwyższemu kierownictwu (art. 38 ust. 3 RODO).
- Monitoring bez informacji dla pracowników i bez określenia celu.
- Dokumenty z szablonu, które nie opisują tego, co naprawdę dzieje się z danymi.
Jakie dokumenty przygotować?
Na początek wystarczą:
- lista systemów i programów, w których są dane osobowe;
- umowy z dostawcami, którzy mają dostęp do danych;
- obecne klauzule informacyjne, regulaminy i polityki;
- informacje o monitoringu wizyjnym i poczty służbowej;
- korespondencja z UODO lub z osobami, które składały żądania.
Kto prowadzi te sprawy w kancelarii?
Sprawy z zakresu ochrony danych osobowych prowadzi zespół Kancelarii Adwokackiej dr. Mateusza Olchanowskiego pod jego kierownictwem. Kierujący zespołem dr Mateusz Olchanowski jest adwokatem Izby Adwokackiej w Białymstoku i doktorem nauk prawnych Uniwersytetu w Białymstoku, autorem publikacji naukowych i laureatem 1. miejsca w Ogólnopolskim Konkursie Krasomówczym Naczelnej Rady Adwokackiej. Numer wpisu na listę adwokatów: BIA/Adw/902, do sprawdzenia w Krajowym Rejestrze Adwokatów. Więcej o kancelarii i zespole na stronie O kancelarii.
Z praktyki kancelarii
Inspektor ochrony danych w instytucji publicznej: kontrola bez zastrzeżeń
W skrócie: kancelaria pełni funkcję inspektora ochrony danych w instytucji publicznej, która przetwarza dane tysięcy osób i przechodziła cyfryzację oraz przenoszenie archiwów. Prowadzimy audyty, szkolenia, procedury bezpieczeństwa i doradztwo dla dyrekcji (art. 37, 38 i 39 RODO). Instytucja przeszła kontrolę bez kar i bez zaleceń pokontrolnych.
Przeczytaj całą historię
Kancelaria została wyznaczona do pełnienia funkcji inspektora ochrony danych w instytucji publicznej, która przetwarza dane tysięcy osób. Instytucja wdrażała nowe systemy informatyczne i przenosiła papierowe archiwa do postaci cyfrowej.
Na bieżąco sprawdzamy procesy przetwarzania danych, szkolimy pracowników, przygotowujemy procedury bezpieczeństwa i doradzamy dyrekcji w sprawach zgodności z RODO.
Dzięki wdrożonym zasadom i regularnym kontrolom wewnętrznym instytucja przeszła niezapowiedzianą kontrolę bez kar i bez zaleceń pokontrolnych.
Naruszenie ochrony danych zgłoszone do UODO w 72 godziny
W skrócie: pracownik działu kadr instytucji publicznej omyłkowo wysłał plik z numerami PESEL, adresami i danymi finansowymi kilkuset pracowników na zewnętrzny adres e-mail. Jako inspektor ochrony danych wdrożyliśmy procedurę reagowania i w ciągu 72 godzin zgłosiliśmy naruszenie Prezesowi UODO z analizą ryzyka i opisem środków zaradczych (art. 33 ust. 1 RODO). Prezes UODO nie nałożył na instytucję kary.
Przeczytaj całą historię
W instytucji publicznej, w której kancelaria pełni funkcję inspektora ochrony danych, pracownik działu kadr omyłkowo wysłał plik z numerami PESEL, adresami i danymi finansowymi kilkuset pracowników na zewnętrzny adres e-mail zamiast do księgowości. Błąd wykryto po kilku godzinach.
Od razu wdrożyliśmy procedurę reagowania na naruszenia. Skontaktowaliśmy się z odbiorcą wiadomości z prośbą o trwałe usunięcie pliku. Równolegle, w ciągu 72 godzin, przygotowaliśmy i wysłaliśmy zgłoszenie naruszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z analizą ryzyka i opisem podjętych środków.
Dzięki szybkiej reakcji i kompletnemu zgłoszeniu Prezes UODO nie nałożył na instytucję kary.
Każda sprawa jest inna, a jej wynik zależy od okoliczności i dowodów. Opisy nie zawierają danych pozwalających rozpoznać Klientów.
Najczęstsze pytania
Czy gmina, szkoła i ośrodek pomocy społecznej muszą mieć inspektora ochrony danych?
Tak. Inspektora wyznaczają wszystkie jednostki sektora finansów publicznych (art. 9 pkt 1 u.o.d.o. w związku z art. 37 ust. 1 lit. a RODO), a należą do nich gminy, ich urzędy i jednostki budżetowe, w tym szkoły i ośrodki pomocy społecznej.
Czy inspektorem może być osoba spoza firmy lub urzędu?
Tak. Inspektor może być pracownikiem albo wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług (art. 37 ust. 6 RODO). Dane kontaktowe inspektora trzeba opublikować i przekazać Prezesowi UODO (art. 37 ust. 7 RODO).
Czy jeden inspektor może obsługiwać kilka jednostek?
Tak. Dla kilku organów lub podmiotów publicznych można wyznaczyć jednego inspektora, z uwzględnieniem ich struktury i wielkości (art. 37 ust. 3 RODO). Grupa przedsiębiorstw może mieć jednego inspektora, jeśli każda spółka ma z nim łatwy kontakt (art. 37 ust. 2 RODO).
Ile jest czasu na zgłoszenie naruszenia ochrony danych?
Bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Zgłoszenie po tym czasie musi wyjaśniać przyczyny opóźnienia (art. 33 ust. 1 RODO).
Czy mała firma musi prowadzić rejestr czynności przetwarzania?
Zwolnienie dla firm do 250 osób jest wąskie: nie działa, gdy przetwarzanie nie jest sporadyczne, może powodować ryzyko albo obejmuje dane szczególnych kategorii lub dane o wyrokach (art. 30 ust. 5 RODO).
Jakie kary grożą za naruszenie RODO?
Firmom do 10 mln euro lub 2% rocznego obrotu, a za najpoważniejsze naruszenia do 20 mln euro lub 4% obrotu (art. 83 ust. 4 i 5 RODO). Jednostkom sektora finansów publicznych do 100 000 zł, a instytucjom kultury do 10 000 zł (art. 102 u.o.d.o.).
Ile kosztuje konsultacja?
Bezpłatna jest wstępna konsultacja telefoniczna. Pozwala ocenić sytuację i pierwsze kroki. Wynagrodzenie kancelaria podaje przed rozpoczęciem pracy.
Poradniki i powiązane usługi
- Obsługa prawna firm, JST i NGO
- Obsługa samorządów i NGO
- Prawo pracy
- Zamówienia publiczne i KIO
- Spółki i prawo gospodarcze
- Inne usługi dla firm i instytucji
- Cennik usług adwokata
Potrzebny inspektor ochrony danych albo pomoc przy naruszeniu? Bezpłatna wstępna konsultacja telefoniczna: +48 886 652 345. Obsługa w całej Polsce, biuro w Białymstoku.
Kancelaria Adwokacka
dr Mateusz Olchanowski
- Skłodowskiej 3, 15-094 Białystok
- +48 886 652 345
- biuro@adwokatolchanowski.pl